# Asignación de vehículos de flota: cómo registrar entrega, relevo y devolución Un registro práctico para saber quién recibió cada unidad, cuándo la devolvió y qué novedades dejó, con límites claros sobre autorizaciones y datos personales. ![Dos personas registran un relevo junto a un utilitario estacionado en una base argentina](https://guiaautomotor.com.ar/images/posts/registro-asignacion-vehiculos-flota.webp) Escena ilustrativa: registrar el relevo en el momento evita reconstruirlo a partir de recuerdos. Tiempo de lectura: 4 min URL canónica: https://guiaautomotor.com.ar/guias/registro-asignacion-vehiculos-flota/ Autor: Lucía Ferreyra (https://guiaautomotor.com.ar/autores/lucia-ferreyra/) Política de autoría: https://guiaautomotor.com.ar/politica-editorial/#autoria Publicado: 2026-10-09T16:58:10.000Z Actualizado: 2026-10-09T16:58:10.000Z Jurisdicción: Argentina ## Lo que tenés que saber - Registrá inicio y fin de cada período de uso, incluyendo los relevos directos entre conductores. - La ficha propuesta es una herramienta interna de organización, con campos adaptables a la operación. - La asignación de una unidad no reemplaza la autorización registral ni determina por sí sola una responsabilidad por multas. Para saber quién tuvo una unidad en una fecha determinada, registrá la entrega, los relevos y la devolución cuando ocurren. Una lista con el conductor habitual del vehículo pierde utilidad si el auto cambia de manos durante el turno. Te proponemos una ficha interna para vehículos compartidos. Los campos y el procedimiento son una recomendación de organización de Guía Automotor: no se presentan como formulario oficial ni como requisito general de todas las flotas argentinas. ## Una fila por período de uso La asignación debe tener un comienzo y un cierre. Si el vehículo sigue en uso al terminar el turno, dejá esa circunstancia identificada y abrí el período del conductor que lo recibe. | Campo propuesto | Qué registrar | | -------------------- | ------------------------------------------------------------------------------- | | Unidad | Dominio e identificador interno estable. | | Persona que recibe | Identificador interno vinculado al legajo correspondiente. | | Entrega | Fecha, hora, base y persona que confirma la salida. | | Devolución o relevo | Fecha y hora reales; receptor de las llaves. | | Lectura del odómetro | Valor y unidad al entregar y devolver; indicar si no pudo leerse. | | Uso previsto | Servicio o tarea, con el detalle necesario para organizar el trabajo. | | Llaves y accesorios | Elementos entregados y diferencias al cierre. | | Novedades | Daño, aviso del tablero o faltante informado; constancia que permite revisarlo. | | Correcciones | Dato corregido, motivo, fecha y persona que lo modificó. | Antes de usar esta ficha con datos personales, definí su finalidad y quién accede. La [Ley 25.326, artículo 4](https://www.argentina.gob.ar/normativa/nacional/ley-25326-64790/actualizacion), exige pertinencia y calidad de los datos; no hace falta repetir en cada fila una fotografía del DNI o información ajena al uso del vehículo. ## Cómo registrar un relevo sin vuelta a la base Si dos conductores intercambian la unidad durante un recorrido, anotá el momento y el lugar del cambio, quién entrega y quién recibe. Cerrá el primer período y abrí el segundo vinculándolos con la misma unidad. Cuando falta una hora exacta, marcala como pendiente de confirmación. Pedí la evidencia disponible a quienes intervinieron y documentá la corrección. Completar el registro con el horario de la planilla de turnos como si fuera el efectivo puede atribuir el uso a otra persona. Una reserva y una entrega efectiva también deben tener estados diferentes. Si alguien reservó la pickup pero finalmente salió con un utilitario de reemplazo, el registro de uso corresponde a la unidad que recibió. ## Separar entrega interna y autorización para conducir Antes de poner la unidad a disposición de una persona, revisá su documentación para el vehículo y el servicio. La autorización digital de personas jurídicas sigue el procedimiento registral del [Digesto de la DNRPA, capítulo IX, artículo 5 y Anexo III](https://www.dnrpa.gov.ar/nuevodigesto/digesto/Titulo2.pdf). Podés consultar la guía de [altas y bajas en el RAC](/guias/rac-autorizar-conductores-flota/). En la ficha interna, registrá cuándo verificaste la documentación y dónde se conserva la constancia. Evitá que una casilla marcada hace meses habilite indefinidamente todos los despachos. Si la empresa cambia una asignación, comprobá también si debe modificar autorizaciones en el sistema oficial. ## Qué hacer cuando llega una infracción Compará la fecha y hora del hecho con los períodos de uso, no con el día de recepción de la notificación. Revisá si hubo un relevo, un traslado al taller, una unidad prestada o un cambio de dominio registrado incorrectamente. Ese cruce sirve para investigar lo ocurrido. La atribución y el modo de informar a la autoridad deben resolverse con el acta y las reglas de su jurisdicción. El registro interno no anula una infracción ni reemplaza un descargo. Para ordenar ese trabajo, seguí la guía de [multas de una flota](/guias/multas-flota-organizar-consultas-pagos/). ## Permisos de acceso y conservación La [AAIP](https://www.argentina.gob.ar/aaip/datospersonales/responsables/obligaciones) explica las obligaciones de informar al titular y proteger las bases. La [Ley 25.326, artículos 6, 9 y 10](https://www.argentina.gob.ar/normativa/nacional/ley-25326-64790/actualizacion), regula información, seguridad y confidencialidad. Definí accesos según la tarea: el equipo que entrega llaves puede necesitar menos datos que quien gestiona documentación. Establecé una política de conservación que contemple finalidad, obligaciones aplicables y asuntos pendientes. Al corregir un registro, conservá la trazabilidad necesaria sin mantener datos excesivos. Cuando una persona deja la empresa, revisá sus permisos y las autorizaciones que correspondan; archivá las asignaciones cerradas para que no aparezcan como vehículos todavía en uso. ## Fuentes consultadas - [DNRPA: Digesto, cédulas y autorizaciones de personas jurídicas](https://www.dnrpa.gov.ar/nuevodigesto/digesto/Titulo2.pdf) — consulta: 2026-10-09 - [AAIP: obligaciones de los responsables de bases de datos personales](https://www.argentina.gob.ar/aaip/datospersonales/responsables/obligaciones) — consulta: 2026-10-09 - [Ley 25.326, artículos 4 a 10: finalidad, calidad y seguridad de los datos](https://www.argentina.gob.ar/normativa/nacional/ley-25326-64790/actualizacion) — consulta: 2026-10-09 Actualización editorial: 2026-10-09T16:58:10.000Z ## Sobre Lucía Ferreyra Trámites y documentación Lucía Ferreyra escribe sobre trámites, multas y documentación. Le interesa entender dónde se traban las gestiones y qué información falta para poder resolverlas. Sus notas van de la consulta de una infracción a los papeles necesarios para comprar o vender un auto. [Ver perfil y artículos](https://guiaautomotor.com.ar/autores/lucia-ferreyra/)